Telefonansagen nach Anlass
Ansage bei Wartezeit und hohem Anrufaufkommen: so warten Ihre Anrufer gern
Bei vielen Anrufen gleichzeitig hält die Warteschleife Ihre Kunden in der Leitung. Die Ansage sagt, dass gleich jemand abnimmt, und bietet einen anderen Weg an. Das kann ein Rückruf sein, die E-Mail oder die Website. Kurze Texte wechseln sich mit leiser Musik ab. Nach spätestens zwei Minuten sollte die Ansage einen Rückruf anbieten. Mit KI erstellen Sie die Texte schnell.
Wann Sie diese Ansage brauchen
- Montagmorgen, wenn alle gleichzeitig anrufen.
- Nach einer Aktion, einem Newsletter oder einer Rechnungsrunde.
- In der Saison: Reifenwechsel, Steuererklärung, Heizungsstart im Herbst.
- Wenn weniger Kollegen da sind als sonst.
Welche Ansage betroffen ist
- Warteschleife
- Musik mit kurzen Ansagen dazwischen. Sie läuft, bis jemand frei ist.
- Ansage vor dem Melden
- Ein kurzer Hinweis am Anfang, zum Beispiel auf eine längere Wartezeit heute.
- Sprachmenü
- Leitet Anrufer gleich an die richtige Stelle. Das verkürzt die Wartezeit für alle.
Was in Ihre Warteschleife gehört
- Ein freundlicher erster Satz: Sie sind gleich dran.
- Kurze Ansagen von fünf bis zehn Sekunden, dazwischen Musik.
- Ein anderer Weg: Rückruf, E-Mail oder Website.
- Nützliche Hinweise, etwa auf Ihr Kundenkonto oder Ihre Öffnungszeiten.
- Musik ohne GEMA-Kosten, leise unter der Stimme.
Fünf Textvorschläge für Ihre Warteschleife
Setzen Sie Ihre Angaben für die eckigen Klammern ein. Die Sprechdauer gilt für ein ruhiges Tempo am Telefon.
Der erste Satz
Schön, dass Sie bei [Firma] anrufen. Im Moment sprechen alle Kollegen mit Kunden. Bitte bleiben Sie dran, wir sind gleich für Sie da.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 8 bis 10 Sekunden.
Nach einer Minute
Vielen Dank für Ihre Geduld. Sie sind gleich an der Reihe.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 4 bis 5 Sekunden.
Rückruf anbieten
Sie möchten nicht länger warten? Drücken Sie die 1 und hinterlassen Sie Ihre Nummer. Wir rufen Sie heute noch zurück.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 7 bis 9 Sekunden.
Hinweis auf die Website
Übrigens: Viele Fragen beantworten wir auch auf [Website]. Dort finden Sie Ihre Rechnung, Ihren Termin und unsere Öffnungszeiten.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 8 bis 10 Sekunden.
Ein besonders voller Tag
Guten Tag bei [Firma]. Heute rufen besonders viele Kunden an. Es kann ein paar Minuten dauern. Schreiben Sie uns gern an [E-Mail-Adresse], wir antworten noch heute.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 10 bis 12 Sekunden.
Hinterlegen und abwechseln
- Legen Sie in Ihrer Telefonanlage eine Warteschlange an und hinterlegen Sie Musik und Ansagen.
- Stellen Sie ein, nach wie vielen Sekunden die nächste Ansage kommt. Alle 30 bis 45 Sekunden ist ein guter Wert.
- Bieten Sie nach spätestens zwei Minuten einen Rückruf oder die Mailbox an.
- Rufen Sie einmal selbst an und warten Sie zwei Minuten. So hören Sie, was Ihre Kunden hören.
Wie lang eine Warteschleife sein darf, erklärt der Ratgeber von warteschleife.ai. Wie Sie Musik ohne GEMA-Kosten bekommen, steht bei warteschleife.ai.
Worauf es bei dieser Ansage ankommt
Wer wartet, will vor allem eines hören: dass es weitergeht. Wiederholen Sie deshalb nicht immer denselben Satz. Drei bis vier kurze, verschiedene Ansagen wirken viel freundlicher.
Die Musik liegt leise unter der Stimme und ist ruhig. Jedes Wort der Ansage muss gut zu verstehen sein.
Wo Sie diese Ansage erstellen können
Die hier genannten Marken gehören zur BrennerMedien GmbH. Die Links führen direkt auf die passende Seite zu Warteschleife und Rückruf.
| Marke | Produktionsweg | Preis und Stand | Passende Seite |
|---|---|---|---|
| warteschleife.ai | KI-Warteschleifenansage selbst erstellen | 59,00 € netto je KI-AnsageStand: | Warteschleife mit Ansage und Musik Wie lang darf eine Warteschleife sein? |
| ansagen.ai | KI selbst erstellen; auch für mehrere Ansagen | 39,00 € netto für das Einzel-PaketStand: | KI-Warteschleife |
| telefonansagen.ai | KI selbst erstellen; Zeichenguthaben | 29,00 € netto für das EinstiegspaketStand: | Vorlagen für die Warteschleife Vorlagen für den Rückruf |
| tonstudio.ai | KI selbst erstellen; für Telefonanlage und Warteschleife | 59,00 € netto je KI-AnsageStand: | Warteschleifenansage |
| telefonansagen.com | Studioproduktion mit KI-Stimmen (wir produzieren für Sie) | 99,00 € netto für die Studioproduktion mit KI-StimmenStand: | Texte für die Warteschleife |
| anrufbeantworter24.com | Studioproduktion mit echter Stimme | 149,00 € netto je Studio-AnsageStand: | Warteschleife mit echter Stimme Rückrufservice organisieren |
Alle Preise sind Nettopreise. Ein Paket umfasst mehr als eine einzelne Ansage. Den genauen Umfang sehen Sie auf der verlinkten Seite.
Häufige Fragen
Wie lang darf die Wartezeit sein?
Nach spätestens zwei Minuten sollten Ihre Anrufer einen anderen Weg angeboten bekommen. Zum Beispiel einen Rückruf oder die Mailbox.
Soll ich die Wartezeit in Minuten ansagen?
Nur wenn Ihre Telefonanlage sie zuverlässig berechnet. Sonst genügt „Sie sind gleich an der Reihe“.
Brauche ich für die Musik eine GEMA-Lizenz?
Für GEMA-Musik ja. Mit GEMA-freier Musik fallen diese Kosten weg.
Wie viele Ansagen brauche ich für die Warteschleife?
Drei bis vier kurze Texte reichen. Sie wechseln sich mit der Musik ab.
Kann ich auf Rechnung bezahlen?
Sie können per Vorkasse, Kreditkarte, PayPal, Amazon Pay, Google Pay oder Apple Pay bezahlen. Firmen, öffentliche Einrichtungen und Behörden kaufen nach Prüfung auch auf Rechnung.