Telefonansagen nach Anlass
Abwesenheitsansage für Urlaub, Elternzeit und neue Ansprechpartner
Eine Abwesenheitsansage gilt für eine Person, nicht für den ganzen Betrieb. Sie sagt, wer gerade nicht da ist, bis wann und wer in der Zwischenzeit hilft. Meist läuft sie auf der persönlichen Mailbox oder der Durchwahl. Wichtig sind der Rückkehrtag und ein Kontakt für dringende Fälle. Bei Elternzeit oder einem Wechsel nennen Sie den neuen Ansprechpartner direkt mit Namen.
Wann Sie diese Ansage brauchen
Ihr Betrieb läuft weiter, nur eine Person ist weg. Kunden wählen trotzdem ihre Durchwahl oder ihr Firmenhandy. Die Abwesenheitsansage fängt diese Anrufe auf und leitet sie weiter.
- Urlaub von einer bis drei Wochen.
- Dienstreise, Schulung oder Außentermin über mehrere Tage.
- Elternzeit oder eine längere Auszeit.
- Wechsel des Ansprechpartners: Ein Kollege übernimmt Kunden dauerhaft.
- Ausscheiden aus dem Unternehmen, die Durchwahl bleibt noch eine Weile aktiv.
Macht der ganze Betrieb Pause, passt die Ansage für den Betriebsurlaub besser.
Welche Ansage betroffen ist
- Mailbox
- Die persönliche Mailbox auf dem Firmenhandy oder Festnetz. Hier läuft die Abwesenheitsansage am häufigsten.
- Anrufbeantworter der Durchwahl
- Viele Telefonanlagen haben je Mitarbeiter eine eigene Ansage. Sie tauschen nur diese Datei.
- Ansage vor dem Melden
- Ruft jemand die Durchwahl an und die Vertretung nimmt ab, erklärt ein kurzer Satz vorher den Wechsel.
Was in Ihre Ansage gehört
- Ihr Name und Ihre Firma.
- Bis wann Sie weg sind, mit Datum. Bei Elternzeit genügt der Monat.
- Wer Sie vertritt: Name und Durchwahl oder E-Mail-Adresse.
- Ob Anrufer eine Nachricht hinterlassen können und wann Sie sie hören.
- Bei einem Wechsel: der neue Ansprechpartner mit vollem Namen.
Fünf Textvorschläge für Ihre Ansage
Setzen Sie Ihre Angaben für die eckigen Klammern ein. Die Sprechdauer gilt für ein ruhiges Tempo am Telefon.
Urlaub mit Vertretung
Guten Tag, hier ist die Mailbox von [Name] bei [Firma]. Ich bin bis einschließlich [Datum] im Urlaub. In dieser Zeit hilft Ihnen [Name der Vertretung] unter [Durchwahl] weiter. Ab [Datum] bin ich wieder für Sie da.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 14 bis 17 Sekunden.
Urlaub ohne Vertretung
Hallo, Sie sind bei [Name] von [Firma]. Bis zum [Datum] bin ich nicht im Büro. Hinterlassen Sie mir gern eine Nachricht. Ich rufe Sie nach meiner Rückkehr zurück.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 11 bis 13 Sekunden.
Dienstreise
Guten Tag bei [Firma], Sie erreichen [Name]. Ich bin bis [Wochentag] auf Dienstreise und lese meine E-Mails. Schreiben Sie mir an [E-Mail-Adresse]. Ich melde mich so schnell wie möglich.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 12 bis 15 Sekunden.
Elternzeit
Guten Tag, hier ist der Anschluss von [Name] bei [Firma]. Ich bin bis [Monat und Jahr] in Elternzeit. Ihre Ansprechpartnerin ist in dieser Zeit [Name]. Sie erreichen sie unter [Durchwahl]. Vielen Dank für Ihren Anruf.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 14 bis 17 Sekunden.
Neuer Ansprechpartner
Guten Tag bei [Firma]. [Alter Name] ist nicht mehr für Sie zuständig. Ihr neuer Ansprechpartner ist [Neuer Name]. Sie erreichen ihn unter [Durchwahl] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Er freut sich auf Ihren Anruf.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 15 bis 18 Sekunden.
Hinterlegen und zurückstellen
- Erstellen Sie die Ansage einen Tag vor dem Urlaub und hören Sie sie einmal ganz vor.
- Spielen Sie die Datei auf Ihre Mailbox oder in die Telefonanlage ein.
- Rufen Sie Ihre eigene Nummer einmal von einem anderen Telefon an.
- Am ersten Arbeitstag schalten Sie Ihre normale Ansage wieder ein. Die Urlaubsfassung speichern Sie für das nächste Mal.
Auf vielen Handy-Mailboxen können Sie keine Datei hochladen. Die Netzbetreiber-Anleitungen bei mailboxansagen.com zeigen die Wege. Bei mailboxansagen.com und einspielservice.de spielen wir die Ansage auch für Sie ein.
Worauf es bei dieser Ansage ankommt
Eine Abwesenheitsansage ist kurz. Zehn bis zwanzig Sekunden reichen. Ihr Name und das Datum gehören an den Anfang, die Vertretung in die Mitte. Musik braucht die Mailbox nicht.
Haben Sie ein Team mit vielen Durchwahlen? Dann lohnt sich ein einheitlicher Text für alle. Jeder setzt nur Name und Datum ein. So klingt Ihre Firma überall gleich.
Wo Sie diese Ansage erstellen können
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zur Betriebsurlaub-Ansage?
Die Abwesenheitsansage gilt für eine Person. Die Betriebsurlaub-Ansage gilt für den ganzen Betrieb und läuft in der Zentrale.
Wie lang sollte eine Abwesenheitsansage sein?
Zehn bis zwanzig Sekunden. Name, Datum und Vertretung, mehr braucht es nicht.
Soll ich meine private Handynummer nennen?
Nein. Nennen Sie eine Vertretung im Betrieb oder eine E-Mail-Adresse. Ihre private Nummer gehört nicht auf die Mailbox.
Kann ich für alle Mitarbeiter denselben Text nehmen?
Ja. Ein gemeinsamer Text mit Platz für Name und Datum spart Zeit und klingt einheitlich. Mit einem KI-Generator erstellen Sie die Fassungen für alle Kollegen nacheinander.
Kann ich auf Rechnung bezahlen?
Sie können per Vorkasse, Kreditkarte, PayPal, Amazon Pay, Google Pay oder Apple Pay bezahlen. Firmen, öffentliche Einrichtungen und Behörden kaufen nach Prüfung auch auf Rechnung.